El día a día en una agencia de comunicación I – Planificar la jornada intensiva… o no

Ir al trabajo los días de jornada intensiva suele costar menos que un día de jornada normal, pero muchos planes vespertinos pueden truncarse por el volumen de trabajo. Es muy común que tu agenda a las 8 de la mañana experimente modificaciones que tienes que ir superando con éxito

Planificar la jornada intensiva... o no

Este es el primer post de nuestra serie El día a día en una agencia de comunicación

Hoy será un buen día. Ya ha llegado la jornada intensiva, de manera que entro a las 8:00, acabo a las 15:00 y a las 16:00 he quedado con amigos en la piscina. En principio tengo la jornada bien organizada y debería poder hacer todo lo planeado y acabar a tiempo.

Lo más largo que tengo que hacer hoy es redactar un primer borrador de un comunicado que debo presentar mañana a un cliente. Eso no me debería llevar más de dos o tres horas. Me pondré primero con pequeñas gestiones para hacer hoy y después redactaré el comunicado.

Tenemos programada una entrevista telefónica grabada en la radio para las 10:30, que se emitirá a las 11:30, así que lo primero es hacer una llamada para comprobar que el cliente está al tanto y preparado.

Después he de enviar una foto a un periodista que está escribiendo un reportaje sobre el nombramiento de un nuevo directivo en una empresa cliente. El problema es que cuando voy a enviarla veo que la que me ha mandado el directivo no es apropiada, por lo que he de solicitarle otra a su secretaria, pero ahora enfatizando que no vale una foto desenfocada y de 15KB hecha con el móvil y en mangas de camisa.

Un par de pequeñas gestiones más y me pongo con el comunicado. Tenemos una entrevista programada con otro cliente para el próximo lunes, pero ayer a última hora me dijo que le resultaría imposible y que deberíamos cambiarla al martes o el miércoles a la misma hora. Y también, por cierto, que le gustaría conocer de antemano las preguntas exactas que le van a hacer. Así que escribo al periodista que le va a hacer la entrevista y le informo, cruzando los dedos para que su disponibilidad cuadre con la de mi cliente. Le pido también las preguntas, aunque sin muchas esperanzas porque no sólo no tiene obligación de dármelas sino que muchas veces las preguntas exactas surgen a lo largo de la entrevista. Crucemos otros dedos.

Por último, he de publicar una noticia en la web de un cliente. No es un proceso demasiado tedioso salvo que, como en este caso, el plugin de wordpress no muestre correctamente las miniaturas de la imagen que acompaña a la noticia. Debería haberlo supuesto; es algo que ocurre todos los días pares y la gran mayoría de los impares. Corregir las miniaturas me lleva casi una hora, pero no hay problema: tengo tiempo más que suficiente.

Vamos allá con el comunicado. Releo toda la documentación y notas en las que basarme y finalmente me enfrento al papel en blanco. Cuando llevo unos fructíferos 10 minutos entra un email. El periodista no puede ni el martes ni el miércoles. Vaya por dios. Lo bueno es que me ha enviado 5 preguntas que planea hacerle. ¡Bien! Después de agradecérselo, informo a mi cliente intentando cuadrar las agendas de ambos y continúo con mi redacción. Pasado un rato miro al reloj de reojo. Ya son las 10:30. Ya debe de haber comenzado la entrevista en la radio. A las 10:36 suena mi móvil: el periodista de la radio no consigue contactar con mi cliente. Dejo de respirar hasta las 10:50, hora en que consigo hablar con mi cliente, que ha tenido un problema simultáneo con un taxi y con su móvil. Es una lástima pero ya no hay tiempo de grabar la entrevista. Afortunadamente el periodista puede cubrir el hueco y emplazarnos a hacer otra intentona la semana que viene. Me vale. Podría haber sido peor.

Pasada la crisis, me dispongo a continuar con la redacción cuando entra otro email. La secretaria del directivo me envía otra foto. No es gran cosa pero tendrá que valer. Apenas me lleva media hora de Photoshop dejarla presentable para enviarla. El problema es que mientras tanto he recibido una llamada de otro cliente que me pide la lista de asistentes confirmados para la presentación de Barcelona de la semana que viene. Se supone que no teníamos que enviarla hasta final de semana, pero el cliente manda. Rebuscar entre los emails las confirmaciones de asistencia y confeccionar la lista apenas me cuesta unos 45 minutos. Todavía me sobra tiempo. Incluso me levanto a hacerme un café.

Mala idea. Un par de emails han aprovechado mi distracción para colarse en mi bandeja de entrada y me están esperando cuando vuelvo con mi café. En el primero un cliente me pide enviar inmediatamente la nota de prensa que tenemos preparada para la semana que viene, debido a un movimiento inesperado de su competencia. Por suerte esto no supone un gran problema porque tenemos todo preparado (documentos, material gráfico, listas de envío, material a compartir en redes sociales…) y puedo delegar el proceso de distribución en un compañero de la oficina, de manera que tan solo tengo que supervisar los pasos principales a medida que se ejecutan. Apenas me robará media hora en total, aunque empiezo a estar un poco justo.

El segundo email ya es otra cosa; hemos de enviar un press-book con los resultados del mes a la sede de un cliente en Bruselas antes de la hora de comer (hora española, gracias al cielo). La mayor parte está hecha, pero hay que hacer las últimas búsquedas de resultados y confeccionar el documento con el clipping, análisis y datos. Con la ayuda de un compañero lo hacemos en una hora y media. Además, mientras estamos en ello tengo que concentrarme unos 10 minutos en responder a un troll que, según me indican, ha escrito en Twitter algo improcedente de un cliente. He de escribirlo con tiento para que no se sienta ofendido, pero a la vez contundente, para que no tenga ganas de continuar con la discusión. Un equilibrio difícil de obtener en 140 miserables caracteres a los que además hay que restarles los caracteres que ocupa el estúpidamente largo nombre de usuario del troll. Si le respondiese lo que realmente me apetece, me echarían de Twitter.

Mientras gestiono este segundo email recibo una llamada de uno de los periodistas asistentes a la presentación en Barcelona la semana próxima. Resulta que, dadas las fechas, ya está medio de vacaciones con su caravana. El caso es que asistirá a la presentación, pero necesita saber si el parking del hotel está habilitado para caravanas. No lo está. Así que dedico el tiempo que hace falta para localizar un parking para caravanas lo más cercano que se pueda al hotel y le anoto las indicaciones de cómo llegar desde el parking al hotel así como el tiempo estimado que necesitará.

El final de la jornada es algo más tranquilo con dos o tres emails más que gestionar, pero de rápida solución. Estoy contento porque al final, a pesar de que ha sido una mañana movidita, hemos sacado adelante bastantes cosas… espero que a mis amigos de la pisci no les importe que dé allí los últimos retoques a mi comunicado.

Alejandro Galindo
FA comunicación