El día a día en una agencia de comunicación III – Los quebraderos de cabeza de un evento o una rueda de prensa

Los imprevistos de última hora son bastante comunes en los eventos y las ruedas de prensa. ¿Quieres conocer las anécdotas que suelen producirse en este tipo de actos?

El día a día en una agencia de comunicación III – Los quebraderos de cabeza de un evento o una rueda de prensa
Hoy lanzamos un nuevo post de nuestra serie ‘El día a día en una agencia de comunicación’ centrado en la organización de eventos y ruedas de prensa. La agenda de los próximos meses de los ejecutivos de cuentas con la llegada de la primavera suele estar repleta de este tipo de actos, por lo que de cara a la que se avecina hemos decidido haceros partícipes de en qué consiste su puesta en marcha, que también suele estar repleta de momentos inolvidables y, por supuesto, de más de un quebradero de cabeza.

Cuando tienes la fecha establecida para una rueda de prensa o un evento, sabes que las semanas previas van a estar marcadas por ‘días moviditos’ en los que tu cometido es estar pendiente de todos los preparativos para que ese día salga todo perfecto. Eres consciente de que los cambios de última hora van a ocurrir, así que cuanto más se tenga todo atado, mucho mejor.

Primer quebradero de cabeza: la fecha

Fijar el día idóneo es complicado, ya que intervienen muchos factores que pueden truncar la fecha escogida. Y sobre todo, hay uno sobre el que no se puede prever nada con antelación: la actualidad. Tener planificada una rueda de prensa o un evento y que suceda algo que altere las parrillas de las televisiones y las escaletas de las emisoras de radio, así como las noticias de los periódicos es algo que puede ocurrir…. y ocurre. Algunos acontecimientos destacados como la abdicación de rey Juan Carlos I o la dimisión de algún miembro del Gobierno pueden trastocar los actos programados de los periodistas quedando tu rueda de prensa relegada a un segundo plano, como mínimo.

Segundo quebradero de cabeza: el emplazamiento

El lugar en el que se celebrará es fundamental, y elegirlo no es una tarea fácil. Debe ser un sitio céntrico al que los periodistas accedan fácilmente. Además, ha de contar con el equipo audiovisual necesario para que en el momento de la presentación el mensaje llegue con total nitidez, ya sea la presentación del portavoz como la posible emisión de un video. Y por supuesto, hay que tener en cuenta que no coincida con otro evento importante de la competencia celebrado en el mismo día y en el mismo sitio. Si, nos ha ocurrido. A punto de enviar las invitaciones a imprimir para mandárselas a los periodistas, tuvimos que cambiar el día del evento. Menos mal que al final todo salió bien, pero el ‘susto’ será difícil de olvidar.

Tercer quebradero de cabeza: los asistentes

Uno de los ingredientes más importantes de una rueda de prensa son los receptores de aquello que se quiere comunicar, es decir, los periodistas. Las semanas anteriores es difícil despegarse del teléfono, ya que tienes que estar continuamente contactando con aquellos a los que les has enviado la invitación para que tu lista de asistentes se engrose cuanto más mejor. La llamada del cliente tras el envío para preguntarte por ‘los primeros confirmados’ es bastante frecuente, así que cada sí de un periodista se convierte en un momento de alegría y en una preocupación menos.

Si todo transcurre con normalidad, cuando ves que los periodistas van llegando y tachas su nombre de la lista, la tranquilidad se va apoderando de ti a medida que vas comprobando cómo la estancia se llena. El miedo a la sala vacía está latente hasta el último momento, es el primero en llegar y el último en irse. A veces hay periodistas que siempre te confirman, pero nunca aparecen. Aquí entra en juego la esperanza, que nunca se pierde. En algunas ocasiones, el evento es en otra ciudad, pero la adquisición del billete no supone una asistencia asegurada. En la actualidad, los presupuestos están cada vez más ajustados, aunque esto no impide que el periodista cancele su asistencia antes de embarcar. Y puede suceder que sea el mismo periodista quien lo haga varias veces.

Cuarto quebradero de cabeza: la difusión de la noticia

El día después de la rueda de prensa de un ejecutivo de cuentas se centra en realizar el clipping. Cada aparición en un medio vale ‘millones’, así que ver los diferentes titulares en los medios es una gran satisfacción para los organizadores. Parecerá un poco exagerado, pero cada vez que compruebas que la información está publicada en un medio es como si te tocara la lotería. Sin embargo, si ves que no está recogida en una publicación, se te viene el mundo encima, y siempre te acuerdas de ese periodista que no se hizo eco de la información.

Quinto quebradero de cabeza: la satisfacción del cliente

Para los expertos en comunicación, el colofón de la rueda de prensa o el evento es la llamada del cliente para dar su punto de vista sobre cómo aconteció todo. Y salvo raras excepciones, la satisfacción por el trabajo bien hecho sale a relucir después de haber sorteado todo tipo de imprevistos.

En definitiva, la llegada de la primavera a las agencias, la sangre sí que altera, porque las ruedas de prensa y los eventos están en su momento más álgido y la labor de los profesionales consiste en que todo aquello que se prepare para el cliente culmine con éxito, así que ¡mucha suerte, compañeros!

Ana Serrano
FA comunicación