El éxito de un evento o cómo conseguir que muchas piezas encajen

El catering, el fotógrafo, el lugar de la celebración… son muchos los ‘ingredientes’ que tienen que converger para que un acto adquiera la relevancia deseada. En este post te contamos algunas de nuestras experiencias relacionadas con la preparación de eventos

El éxito de un evento o cómo conseguir que muchas piezas encajen
Cuando arranca la organización de un evento hay que contemplar muchos factores que tienen que confluir con éxito, por lo que hay que volcarse en cuidar hasta el más mínimo detalle para que el cliente acabe satisfecho. El principal objetivo de un acontecimiento importante radica en que todo culmine perfectamente, pero para conseguirlo es esencial escoger con cuidado cada elemento que vaya a cobrar un especial protagonismo en nuestro acto. Así, seleccionar a los proveedores adecuados que nos garanticen a través de su profesionalidad que todo va a salir correctamente, es imprescindible para obtener una gran notoriedad. Sin duda, que todo el mundo hable de lo bien que resultó todo constituye el principal anhelo de los profesionales que durante semanas se involucran en conseguir que se cumpla ‘su plan’.

Ante los imprevistos que surgen durante la preparación de cualquier tipo de acto, tener correctamente atado desde el principio todo lo necesario que hay que contratar a terceros es indispensable. La base de datos de cualquier agencia de comunicación debe incorporar por tanto una nutrida lista de proveedores a la que poder recurrir con la total confianza de que el servicio que preste será el idóneo. E incluso teniendo eso en cuenta, a veces se dan circunstancias difíciles de esquivar.

En FA comunicación hemos tenido multitud de experiencias en las que hemos podido comprobar la importancia de trabajar con profesionales que, ante cualquier imprevisto, tengan una solución efectiva al alcance. Durante los días previos a la celebración de un evento, los nervios afloran debido a los preparativos de última hora, por lo que tenerlo todo bajo control es indispensable. En algunas ocasiones, algún acto nos ha traído muchos quebraderos de cabeza, pero por suerte hemos podido solucionarlos con éxito. También queremos aprovechar este post para compartir con vosotros algunas anécdotas que se han colado en nuestra agenda los días previos a la celebración de un evento.

Antes de cualquier acto, es muy recomendable realizar una visita de prospección para conocer en profundidad el lugar donde hemos decidido celebrarlo y evitar sorpresas. Y como siempre, éste fue el procedimiento que seguimos en cierta ocasión en la que debíamos organizar un evento en Toledo. Sin embargo, nos encontramos con algún que otro inconveniente que tuvimos que sortear. Después de una hora de viaje, cuando llegamos y preguntamos por la persona que nos tenía que atender, nos informaron de que estaba reunida prolongándose un poco la media hora de espera que nos ‘prometieron’. Cuando por fin nos pudo atender, nos informó de que desgraciadamente las salas que habíamos ido a ver estaban ocupadas por la celebración de otros actos siendo imposible comprobar cómo eran y si eran propicias para nuestro evento, pero que podíamos ver las habitaciones. Sin embargo, cuando íbamos a verlas se dio cuenta de que no tenía las llaves y tardó otros 15 minutos en encontrarlas. Al terminar la infructuosa reunión, la persona se despidió y nos entregó una tarjeta de visita… manchada. Aunque para entonces ya teníamos claro que no íbamos a confiarle nuestro evento.

Otra de las experiencias que nos gustaría no haber vivido está relacionada con el catering, un elemento que cobra siempre un gran protagonismo, y que nunca quieres que nadie se lo robe. Además, en esta ocasión la fecha coincidió con una huelga general. Sí, también hay factores que aparecen de improviso siendo imposible controlarlos. Pero como mencionaba anteriormente, en una ocasión el servicio de catering nos hizo pasar un mal ‘trago’. La cantidad encargada no era la misma que trajeron los trabajadores de la empresa el día del evento. Era difícil que nos pudiésemos aferrar al dicho ‘más vale que sobre que falte’. ¡Ojalá! Pero una confusión por su parte hizo que algo tan sencillo en lo que llevábamos tanto tiempo poniendo todo nuestro empeño nos dejara preocupados durante mucho tiempo y por supuesto, nunca lo olvidaremos.

Por suerte, este tipo de circunstancias son anécdotas que solo ocurren puntualmente. Durante nuestra larga trayectoria en el ámbito de la comunicación, hemos preparado un sinfín de eventos en los que hemos contado con una cartera de profesionales que reunían los requisitos perfectos para que el evento alcanzase la relevancia deseada. En definitiva, cimentar las bases sobre las que se asentará el acto recurriendo siempre a profesionales que dominen el sector es vital para que todo acabe como se deseaba desde un primer momento. Sin duda, lo mejor es que el evento sea inolvidable, pero por bueno y no por ‘desastre’.

Las azafatas, los diseñadores, los fotógrafos y el servicio de catering, entre otros factores, son todos elementos que en algún momento del acto cobrarán mucha importancia. ¿Os imagináis un evento en el que las fotografías no gocen de calidad o en el que la información que proporcionan las azafatas no sea correcta o no respondan con la suficiente agilidad o diligencia que requieren determinados tipos de situaciones? Si esto se produjese estaríamos abocados al fracaso, por lo que invertir el tiempo necesario en llevar a cabo un buen proceso de selección es crucial para obtener resultados satisfactorios. Conseguir que todas las piezas encajen es difícil pero no imposible si la profesionalidad impera en cada momento.

Cynthia Fernández
FA comunicación