¿Cómo es el trabajo de una agencia de comunicación?

Una agencia de comunicación debe trabajar durante mucho tiempo para conseguir que sus comunicados de prensa sean publicados. Hay mucho trabajo detrás y vamos a intentar resumirlo en este artículo.

agencia de comunicación madrid

¿Qué es un comunicado de prensa?

Es un texto escrito de interés periodístico, con una extensión variable, que se dirige a los medios de comunicación. Los comunicados se emiten por parte de las agencias de comunicación cuando hay un hecho noticiable de uno de sus clientes. El objetivo es que los medios de comunicación se hagan eco del mismo. Se trata de una herramienta básica en la comunicación corporativa.

Redactar un comunicado de prensa y enviarlo a los medios no es tan sencillo como puede parecer. Se trata de un proceso complicado que comienza con la identificación de un hecho noticiable dentro de la actividad del cliente y que continua con un protocolo de actuación para que los mensajes de los clientes lleguen al público objetivo.

En FA Comunicación, una agencia de comunicación en Madrid con 30 años de experiencia, seguimos un protocolo cuidadosamente y con grandes resultados para nuestros clientes. Pasamos ahora a detallar este proceso.

El trabajo de una agencia de comunicación

En nuestro caso, y en el de la mayoría de agencias que trabajan en el mundo de la comunicación corporativa, dividimos el trabajo en 4 partes principales. En primer lugar, debemos identificar el mensaje y el público al que debe dirigirse, después procedemos a redactar el comunicado de prensa, en tercer lugar enviamos el comunicado a los medios y por último, veremos qué hacer una vez enviado el comunicado. Pero vamos a analizar estos pasos detalladamente:

1. Identificar el mensaje y el público objetivo

La primera parte del trabajo de una agencia de comunicación es estudiar al cliente e investigar su sector y competencia. Debemos conocer su filosofía, su forma de comunicar, sus objetivos e incluso sus fortalezas y debilidades. Una vez realizado este trabajo ya seremos capaces de identificar los mensajes más destacables que debemos lanzar a los medios. Y también el enfoque que le vamos a dar a la comunicación corporativa para atraer a los periodistas y al público objetivo.

No todos los mensajes se dirigen al mismo público. Debemos identificar la audiencia a la que va dirigido cada comunicado y adecuarlo en consecuencia. No solo a quien lo va a leer sino también a los periodistas a los que les podría interesar. Una vez tengamos claro qué vamos a decir y a quién vamos a dirigirnos, elaboramos la estrategia de comunicación. Debemos definir cuántos mensajes lanzar, cuántos comunicados enviar y qué acciones llevar a cabo.

El siguiente paso es elaborar una base de datos. Como agencia de comunicación debemos crear para cada cliente una base de datos con los medios de comunicación que nos interesan y los nombres y los emails de los periodistas encargados de la sección que se adecúe al cliente y a los mensajes que vamos a enviar. Además, debemos establecer el calendario de actividades para situarlas en el tiempo y prepararlas con antelación.

Finalmente se debe elaborar un plan de comunicación en redes sociales y un plan SEO. Ya explicamos hace unas semanas que en este mundo de la comunicación 2.0 es esencial convertirse en una agencia de comunicación integral para adaptar el mensaje de nuestro cliente a todos los medios de comunicación.

2. Redactar el comunicado de prensa

Para redactar correctamente un comunicado de prensa debemos seguir una serie de pautas. Como agencia de comunicación debemos tener en cuenta el poco tiempo del que disponen los periodistas y la cantidad de comunicados que reciben a diario.

Identificar una noticia es más sencillo con toda la preparación que hemos explicado antes. Cualquier mensaje puede ser interesante si se le da el enfoque adecuado. Desde un comunicado inicial para dar a conocer la actividad del cliente hasta cualquier novedad que pueda resultar interesante. Por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, un nombramiento, una campaña o cualquier acción de responsabilidad social corporativa. Una vez identificado el mensaje, seleccionamos los medios a los que se lo vamos a enviar, según el enfoque y la temática. Es importante no discriminar a ninguno de ellos.

Ahora sí, podemos ponernos a redactar el comunicado de prensa. Para ello debemos tener en cuenta varias claves:

  • Cuidar el aspecto del comunicado
  • Crear un titular, corto, conciso y que tenga gancho
  • Antetítulo y subtítulo para ampliar información
  • El mensaje debe estar bien explicado, sin repeticiones superfluas
  • Transmitir las ideas principales en los dos primeros párrafos
  • Poner siempre la fecha en el comunicado
  • Incluir, al final, el epígrafe ‘Acerca de’ con información corporativa sobre el cliente y enlace a su web
  • Incluir información de contacto para que el periodista pueda contactar con el gabinete de prensa
  • No hacer publicidad. Lo importante es el qué y no el quién
  • Incluir una imagen relacionada con la noticia

3. Enviar el comunicado de prensa

Una de las claves que debemos tener en cuenta como agencia de comunicación corporativa es la empatía con el periodista. Debemos facilitarle el trabajo poniéndonos en su piel. No debemos robarle su tiempo, debemos presentar una historia interesante. El nivel de redacción debe ser perfecto y la cantidad de información suficiente para componer una noticia que no sea demasiado extensa. Por último, pero no menos importante, la información debe ser relevante. Hay que tener en cuanta muchos aspectos como la época del año, el día de la semana, si el tema ya ha sido tratado recientemente en los medios y, sobre todo, si la información aporta valor al medio de comunicación en cuestión.

También hay que contemplar algunos aspectos más prácticos. La documentación adjunta no debe pesar demasiado. Debemos plantearnos solo adjuntar lo imprescindible e incluir enlaces para el resto de información. Cerciorarnos de que la dirección de correo electrónico del periodista que nos interesa es la correcta. Es interesante contar con un software de mailing que facilite el envío masivo y simultáneo a todos los medios de comunicación. También es esencial llevar un registro de los medios contactados y hacer seguimiento del mailing anterior.

4. ¿Qué hace una agencia de comunicación después de enviar un comunicado?

Teniendo en cuenta que los periodistas tienen mucho trabajo y reciben una gran cantidad de comunicados, es importante saber que no es fácil que tu comunicado se publique. Por ello, no solo debemos realizar los 3 pasos anteriores rigurosamente, sino que también debemos cultivar una buena relación con los diferentes periodistas. El trabajo de una agencia de comunicación o gabinete de prensa es una carrera de fondo.

Pero, ¿cómo lo conseguimos? Debemos crear una relación basada en la colaboración mutua. Siempre debemos estar disponibles para el periodista, puede que necesite ampliar la información, imágenes o cualquier material complementario. Además, debemos incluir al medio en todas las convocatorias y debemos conocerlo, leer sus secciones, estar al tanto de próximos reportajes y por supuesto atender sus llamadas o emails lo antes posible. Se trata de un trabajo de hormiguita para que el periodista nos identifique como fuente de información fiable e interesante y situar a nuestro cliente como un referente en su área.

Uno de los grandes dilemas se presenta a la hora de llamar al periodista. Claramente es algo que puede llegar a molestar, debido a que están muy ocupados. Por ello solo debemos hacerlo en ocasiones determinadas, por ejemplo cuando se trata de un nuevo cliente que es desconocido en los medios. En ese caso, gracias a nuestros más de 30 años de experiencia, hemos determinado que solo debemos llamar cuando tengamos información de valor que añadir al comunicado. Además, debemos ser muy breves, amables y contener los nervios.

¿Qué hacer cuando un medio de comunicación nos publica?

No hay nada más gratificante que tu esfuerzo se vea recompensado con un comunicado publicado en prensa. Pero, aparte de celebrarlo, como agencia de comunicación debemos agradecérselo a los medios de comunicación que nos publiquen. Para ello, una buena forma es hacerlo a través de las redes sociales. Tampoco olvidemos que hay que recopilar todo ello en nuestro clipping.

En definitiva, el trabajo de una agencia de comunicación es arduo y continuo en el tiempo. Por ello, nos despedimos para seguir trabajando… keep moving!

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